Универсальный документооборот при помощи технологий Adobe Systems

Часть 4: Adobe LiveCycleDesigner Enterprise Suite

(Продолжение. Начало в №18,19,21. Также можно прочитать на www.technograd.com)
В состав Adobe Acrobat 9 PRO Extended входят программные продукты Distiller, Presenter (см. №21 «Телеком-Ростов»), LiveCycle Designer Enterprise Suite (сокращенно — ES), Acrobat Connect, 3D Reviewer. Каждый из этих программных продуктов дополняет возможности Acrobat Professional Extended, выполняя специфические задачи по документообороту при помощи международных стандартов по обмену файлами — PDF и Flash. В данной статье мы рассмотрим приложение для создания и распространения электронных форм — Adobe LiveCycle Designer ES.

Программа LiveCycle Designer является инструментом для создания, распространения, сбора графических электронных форм или шаблонов документов с возможностью создания элементов интерактивности и использованием данных из СУБД (динамические формы).
В Acrobat Professional есть инструменты для создания простых форм, но как только вам понадобится создать документ посложнее помните о том, что всегда под рукой есть отдельное приложение, специально созданное для этих целей — Adobe LiveCycle Designer ES.

Например, вам необходимо провести опрос между своими клиентами. При помощи LiveCycle Designer вы на основе встроенных шаблонов форм или самостоятельно создаете форму. Распространяете ее по e-mail, клиент ее заполняет и отправляет к вам. После того как все заполнят форму вы собираете их в одну общую таблицу (CSV или XML) средствами Acrobat PRO и можете сразу приступать к анализу результатов анкетирования.

Актуальная на данный момент версия программы — 8.2.1. Designer поставляется в комплекте с Acrobat 9 PRO или Acrobat 9 PRO Extended, или с системой документооборота корпоративного уровня — Adobe LiveCycle ES. «Родной» формат файлов для распространения форм — PDF. Это позволяет участвовать в заполнении форм любому человеку при наличии установленного бесплатного приложения Adobe Reader (установлено в более 95 процентов компьютеров в мире).

Adobe LiveCycle Designer имеет интуитивно понятный интерфейс и набор основных шаблонов форм, что позволяет моментально начать работу с программой человеку, который незнаком с ней.

Интерфейс внешне похож на все программные продукты Adobe Systems. В нем есть возможность сохранения расположения палитр, а также, что очень радует, можно любой пункт меню вывести в виде кнопки на панель инструментов (toolbars), скомпоновав свой собственный набор инструментов. Основная работа происходит в редакторе макета (Layout Editor), который имеет закладки Design View (макетирование формы), Master Pages (макетирование шаблона документа), XML Source (исходный код формы и ее объектов) и очень удобную закладку PDF Preview (предпросмотр конечного вида формы в формате PDF).
Не стоит забывать и о том, что внешний вид формы можно разработать не только в Adobe LiveCycle Designer, но и в любом привычном для пользователя приложении (Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Adobe InDesign, Adobe Illustrator, QuarkXpress, CorelDraw и т.д.). После создания макета нужно его перевести в формат PDF средствами исходного приложения или при помощи Adobe Acrobat PRO, или распечатав на принтер Adobe PDF (практически на сегодняшний момент не существует программы, из которой нельзя «выгнать» файл PDF). После этого конвертированный PDF открывается в Designer и становится подложкой для будущей формы, при этом программа может автоматически распознать объекты, для ускорения процесса макетирования. Помимо PDF импортируются файлы Microsoft Word, формы из Microsoft InfoPath, Xforms (html-формы), формы из родственной программы Adobe Output Designer (входит в комплект ПО Adobe LiveCycle ES).

Программа имеет практически все необходимые объекты для создания форм (кнопки, выпадающие списки, текстовые поля и т. д.). Всем объектам можно задать определенные правила заполнения (например, номер телефона, дата, и т. п.). Есть возможность импорта xml и автоматического обновления при изменении исходных данных для элементов вида «список» (например список областей, районов или просто товара определенной номенклатуры). При необходимости вы можете любой созданный вами объект сохранить в библиотеке объектов (палитра Object Library) и использовать снова и снова в любом из документов Designer.

Удобное пошаговое средство Guide Builder позволяет создавать шаблоны дизайна будущих форм и потом применять созданное оформление к любым новым документам, меняя их до неузнаваемости.Например можно быстро создать внешний вид одной и той же формы для сайта и для распечатки на принтере.

Есть несколько вариантов распространения форм для заполнения пользователями:

• используя новый онлайн-сервис от Adobe — www.acrobat.com;
• пересылкой по e-mail;
• используя внутреннюю корпоративную сеть или FTP;
• опубликовав форму на сайте.

Конечная заполненная форма может быть сохранена как в PDF, так и в XML (соответственно сохраняются только результаты заполнения, а не вся форма, то есть существенно экономится трафик при сборе форм), также можно ее распечатать и переслать почтой или по факсу (для этого варианта форму придется распознавать вручную, есть методы нанесения специального штрих-кода на бумагу, который содержит все заполненные поля пользователем, что позволяет автоматизировать процесс распознавания, но придется докупать отдельное приложение Adobe LiveCycle Barcoded Forms ES, которое расшифровывает этот штрих-код).

При необходимости создания нестандартных расчетов, разработки дополнительных действий при определенном заполнении формы, всегда можно дополнить функционал документа при помощи встроенного языка программирования JavaScript.

В итоге мы имеем несложный и удобный инструмент для создания, распространения и сбора данных из электронных форм, использующий популярный международный стандарт обмена файлами Adobe PDF. Соответственно Adobe LiveCycle Designer ES — это приложение, позволяющее автоматизировать бизнес-процессы, которые связаны с электронными формами, не вкладывая значительных денежных средств, так как заполнять форму пользователь будет в абсолютно бесплатном приложении Adobe Reader, не будет расходоваться бумага, а также не надо будет тратить время на распознавание бумажных форм. Единственный минус Designer — пока нет русской локализации, но этот вопрос, скорее всего, решится в этом году.
В следующих статьях мы продолжим обзор программного обеспечения, предназначенного для автоматизации документооборота от Adobe Systems. В частности, рассмотрим новые возможности «линейки» программного обеспечения Adobe Acrobat 9, которая уже поступила в продажу.

Продолжение следует…

Георгий Сальник (сотрудник группы компаний «БелРусь» (www.belrus.info), единственный в Восточной Европе и странах СНГ Adobe Certified Instructor Creative Suite Master, сертифицированный инструктор по Adobe Acrobat Professional)

Новости партнеров: