Универсальный документооборот при помощи технологий Adobe Systems

Часть 1: Adobe PDF

Идея замены бумажных документов электронными в наше время похожа на утопию. Во многих странах проведены удачные проекты "электронного правительства" (e-government), но по-прежнему тысячи различных формуляров заполняются в бумажном виде. Многие разработчики предлагают провести процедуру полной виртуализации документооборота. Но "сломать" консервативные взгляды бюрократов невозможно не только в нашей стране, но и в ИТ-развитых странах типа США и стран Евросоюза.

Проблемы электронного правительства, цифровой подписи, электронного документооборота госпредприятий надо возложить на умы нашего правительства. Давайте поговорим о насущных проблемах документооборота малого и среднего бизнеса. Именно в этих организациях легче всего применить новые технологии и оптимизировать затраты, так как в них нет монстроподобной бюрократической машины; кадры, бухгалтерия, системный администратор, секретарь напрямую обращаются к директору за решением своих насущных проблем. Итак, перед нами стоит весьма сложная задача: привести документооборот в предприятии в электронный вид; снизить затраты на бумагу (в большей степени экологическая задача, чем экономическая, так как конечный документ все равно будет бумажным); увеличить продуктивность работы сотрудников; уменьшить расходы на ручной внос данных из бумажных бланков; снизить число ошибок и расходов на их исправление; защитить документы от подделки в процессе оформления (цифровая подпись, сертификаты, криптография); рост удовлетворенности и лояльности клиентов; в конце концов, увеличение их количества.
С данной проблемой справляется платформа Adobe systems под названием Intelligent Document Platform (платформа интеллектуальных документов) в виде комплекса взаимосвязанных программ — Adobe LiveCycle Enterprise Suite. Основа данной технологии лежит в использовании формата PDF (portable document format, или по-русски — портативный документ). И прежде чем перейти к системе Adobe LiveCycle ES, давайте рассмотрим поближе сертифицированный организацией ISO международный стандарт обмена электронными документами — формат PDF и программ для работы с ним — семейство Adobe Acrobat.

PDF

Думаем, читатель хоть раз читал книгу или электронную инструкцию по эксплуатации, или файл-справку к какой-нибудь программе в этом формате. Но мало кто знает о том, что PDF это не только "электронная книга", это универсальный формат файла, с которым можно работать на любой операционной системе (Adobe Reader и альтернативные "читалки" PDF созданы практически для всех распространенных ОС); это формат файла, который может хранить в себе видео и аудиоряд (в том числе Adobe Flash, поддержка которого также широко распространена на компьютерах пользователей — по статистике, Adobe Flash Player установлен на 90% компьютеров в мире); содержит в себе функции интерактивного документа; это документ стандарт де-факто для отдачи публикаций в типографии для последующей печати; может содержать 3D-модели, которые можно "прокручивать" в окне просмотра и даже выбрать вид освещения и визуализации; поддерживает работу с формами, их заполнением, распространением и сбором данных для их обработки; в его состав включена поддержка скриптового языка JavaScript для осуществления функций проверки корректности заполнения полей на стороне клиента и любых других задач, которые можно осуществить при помощи программирования; представляет собой удобный документ с различными инструментами рецензирования и коррекции уже готовых документов.

Acrobat

Семейство Acrobat состоит из следующих программных продуктов (актуальная на данный момент версия 8):

• Adobe Reader — просмотр PDF;
• Adobe Acrobat Elements — принтер Adobe PDF, работа с MS Office;
• Adobe Acrobat Standard — комбинирование документов, паролирование PDF;
• Adobe Acrobat Professional — допечатная подготовка, цифровая подпись, поддержка Autodesk AutoCAD и другие возможности;
• Adobe Acrobat 3D — поддержка почти всех известных САПР, 3D-документооборот;
• Adobe Acrobat Connect — видеоконференцсвязь;
• комплекс программ Adobe LiveCycle — обеспечение документооборота и защиты документов в предприятии.

Adobe Reader

В данный момент приложение Adobe Reader (ранее программа называлась Adobe Acrobat Reader), предназначенное для чтения PDF-документов, установлено более чем на 90% процентах компьютеров во всем мире. Программа позволяет просматривать, печатать и осуществлять поиск в файлах Adobe PDF. Есть возможность использовать функцию Start Meeting для групповой работы и одновременного доступа к документам, с помощью Adobe Acrobat Connect (можно проводить совместные онлайн-совещания и видеоконференции). Если в PDF включена возможность (функция доступна в старших версиях Acrobat) заполнять формы и оставлять комментарии, то Reader позволяет заполнять и отправлять формы, вносить свои комментарии. Если сравнивать Reader c альтернативными программами для чтения PDF от других вендоров (производителей ПО), то можно с полной уверенностью сказать, что только он поддерживает все возможности PDF (интерактивность, заполнение форм, 3D и т. д.). Но можно среди конкурентов выделить Foxit Reader, который отличается более быстрой работой с PDF и "поворотливостью" по сравнению с "читалкой" от Adobe. Adobe Reader существует практически для всех операционных систем (все версии Windows, MacOS, Linux и другие).
Таким образом, Adobe Reader является основой ("рабочей лошадкой") комплекса программного обеспечения от Adobe для работы с технологиями PDF, позволяет рядовым пользователям в рабочей группе создавать комментарии, заполнять различные формы и просто ознакомиться с внутренностью PDF-документа. Приложение Adobe Reader абсолютно бесплатно и доступно для скачивания по адресу http://www.adobe.com/products/acrobat/readstep2.html.

Adobe Acrobat Elements

Распространяется в виде лицензий от 100 штук. Имеет все возможности Adobe Reader, а также устанавливает в систему принтер Adobe PDF, позволяющие генерировать PDF-файлы из любого приложения, поддерживающего печать. Также встраивается в приложения Microsoft Office, такие как Word, Excel, Outlook для создания PDF-файлов и форм. Позволяет защищать PDF-документы паролем и поддерживает 128-битное шифрование.

Продолжение следует...

Новости партнеров: